Az adott munkavégzés helyszíne határozza meg, hogy a környezeti hatásokkal szemben milyen mértékben védett adatgyűjtőt, ipari PDA-t célszerű alkalmazni. Az eszközök környezeti hatásokkal szembeni ellenálló képességét két jellemzővel szokták megadni. Az egyik az „IP” védettség. Az adatgyűjtők jellemzően IP54 vagy IP64 es kategóriába tartoznak. Minél nagyobb számok szerepelnek az IP után annál védettebb az eszköz. Az első szám a szilárd objektumok eszközbe történő behatolása elleni védelem fokát jelöli. 5: por behatolása ellen részlegesen védett; 6: por behatolása ellen védett stb. A második szám a víz elleni védettség fokát mutatja. 4: fröccsenő víz ellen védett; 5: vízsugár ellen védett stb. (IP00 semmi ellen nem védett.)

A másik gyakran megadott jellemző, az ütéssel szembeni ellenállás. Itt azt adják meg a gyártók, hogy milyen magasságból lehet a mobil számítógépet kemény, sík felületre (betonra) leejteni anélkül, hogy használhatatlanná válna. Jellemzően a leejtések maximális számát is közölni szokták.

Léteznek extrém körülmények között használható adatgyűjtők is, ilyenek például a robbanás veszélyes környezetben használható változatok.

A kiválasztott adatgyűjtőnek illeszkednie kell a rendszer egyéb elemeihez, együtt kell tudnia működni azokkal.

Adatátviteli hálózat

Az online mobil munkavégzés elengedhetetlen feltétele, hogy a hordozható berendezés állandó, megbízható vezeték nélküli hálózati kapcsolattal csatlakozzon a kiszolgáló számítógéphez. Erre két féle megoldást kínálnak a gyártók.

Telephelyi alkalmazások esetében a WLAN (WiFi) rádiós hálózathoz kapcsolódni képes kézi számítógépek használhatók.

Ha a munkaterület nem korlátozódik egy telephelyre, hanem nagyobb területre terjed ki, a mobiltelefon szolgáltatók által nyújtott adatátviteli szolgáltatások alkalmazhatók. (Az ION WMS mindkét megoldás használatát támogatja.)

A mobil adatgyűjtők jellemzően külső adatbeviteli eszközöket és nyomtatókat használnak beépített interfészeiken keresztül.

A külső adatbeviteli eszközök általában vonalkód és RFID olvasók. Nyomtatókból a hordozható vonalkód, vagy szalag nyomtatókat (blokk nyomtató) illesztik leggyakrabban egy adatgyűjtőhöz. A kapcsolódás lehet vezetékes (egyre inkább az USB a jellemző) és vezeték nélküli (BlueTooth).

A régebbi általában kis számítástechnikai teljesítménnyel rendelkező modellek nem rendelkeznek a klasszikus értelemben vett operációs rendszerrel. Ezek a modellek általában alacsony árfekvésűek, de felhasználási területük igen behatárol. A használatukhoz szükséges program típushoz kapcsolódó speciális ismereteket igényel.

Az adatgyűjtők túlnyomó többsége Windows Mobile, vagy Windows CE operációs rendszert használ. A Windows CE egy kevesebb funkcióval rendelkező ezért olcsóbb Windows változat. Elterjedtségük miatt mind két változat jól támogatott program fejlesztés szempontjából.

A pontos és gyors adatbevitelhez vonalkód, vagy RFID olvasót alkalmaznak.

Vonakód olvasók

Az ipari adatgyűjtők túlnyomó többsége a munka hatékonyabbá tétele érdekében vonalkód olvasót használ, mely olvasóknak számos különböző típusa létezik. A megfelelő típus kiválasztásához tudnunk kell, hogy milyen vonalkódokat kell leolvasnunk az eszközzel. Az első kérdés, hogy a mindenki által ismert, széles körben elterjedt egydimenziós (1D) kódokat (pl. C128, EAN13, DUN14, Code39), vagy az egyre nagyobb teret nyerő kétdimenziós (2D) kódokat (pl. Matrix code, QR code) kell-e olvasni. Az egydimenziós kódok olvasására lézeres, vagy CCD olvasókat használnak.

A lézeres olvasók előnye, hogy kedvezőtlen fény viszonyok mellett viszonylag nagy távolságból tudnak olvasni és kevésbé érzékenyek az olvasandó kódok nyomtatási minőségére. Hátrányuk, hogy mozgó alkatrészeket (forgó vagy rezgő tükör) tartalmaznak, melyek költséges megoldásokkal tehetők ellenállókká a munkavégzés okozta behatásokkal szemben.

A CCD olvasók általában kisebb távolságról képesek olvasni, de mozgó alkatrészt nem használnak, így átlagosan olcsóbbak a lézeres változatoknál. Használatuk egyre inkább terjed.

A kétdimenziós kódok olvasásához képolvasóra (imager) van szükség. Az imagerek egy digitális fényképet készítenek, és ennek a képnek a feldolgozásával nyerik ki a kódban tárolt információkat. Az imagerek mind egy- mind kétdimenziós vonalkódokat képesek olvasni. Mozgó alkatrészt nem tartalmaznak Hagyományos (1D) vonalkódok olvasása esetén is lehetővé teszik az irányfüggetlen olvasást. Áruk, már nem sokkal tér el a hagyományos olvasók árától, ezért ha jelenleg nincs is szükség 2D kódok olvasására, az egyéb előnyök miatt jó választás egy ilyen olvasó.

Általános raktári alkalmazások esetén a lézeres, vagy a 2D  olvasó a jó választás.

A beépített RFID olvasók kiválasztásához tudnunk kell, hogy a leolvasandó tag (címke) aktív, vagy passzív, milyen frekvenciatartományban működik (pl. HF, UHF) milyen szabvány szerinti kommunikációt alkalmaz (pl. Mayfair, EPCGlobal). Ez elsőre lehet, hogy nem tűnik túl sok szempontnak, de könnye el lehet tévedni a frekvenciás és szabványok útvesztőiben. A választást mindenképp érdemes szakemberre bízni!

Ha sikerült meghatározni az adott feladathoz optimális műszaki feltételeket, biztosan több gyártó kínálatában találunk a célnak megfelelő adatgyűjtőt (a gyártó által megadott adatok alapján). Mivel a kiválasztás szempontjainak minde eszköz megfelel, ezért az ár és a megbízhatóság az ami alapján ki lehet választani az ideális munkaeszközt. Első ránézésre az árat egyszerű összehasonlítani, hisz minden darabról meg tudja mondani a forgalmazó, hogy mennyiért kínálja azt, mennyit kell kifizetni a használat kezdetekor. Azt azonban sokan elfelejtik, hogy nem csak megvásárolni kell az adatgyűjtőt, de hosszú éveken át üzemeltetni is. Néhány év múlva pótakkumulátort kell venni hozzá, esetleg ki kell cseréltetni az elhasználódott billentyűzetet, vagy a betört kijelzőt.

A világ gazdaságilag fejlett területein egy mobil adatgyűjtő rendszert általában 3 – 5 évig használnak. Nálunk ez inkább 5 -7 év, ezért még fontosabb tudni, hogy végül a beszerzési árral és az üzemeltetési költséggel együtt várhatóan mennyi lesz a tényleges összköltség. Általában a széles körben elterjedt nagy márkák, mint például a Zebra (volt Symbol),az Honeywell, vagy a Datalogic kínálnak termékeikhez kiterjesztett garanciális szolgáltatásokat, melyek megvásárlásával arra a bizonyos 3 -5 éves időszakra előre tervezhetővé válnak az üzemeltetési költségek, nincs kellemetlen meglepetés. Egyes gyártók ilyen jellegű szolgáltatásai még a véletlen balesetből adódó törés károkat is fedezik. Lehet, hogy egy ismeretlen, kisebb gyártó olcsó terméke a legjobb választás, de egy ilyen döntés helyessége csak évek múlva igazolódik (vagy nem). Tehát azt kell megítélni, hogy a kisebb induló befektetés, ami nagyobb üzemeltetési kockázattal jár, vagy a valamivel nagyobb induló összeg, de a kisebb üzemeltetési kockázat az elfogadható egy adott projekt esetén.